Um Adressen aus Outlook in Word zu nutzen, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Nutzung der Serienbrief-Funktion
2. Direkte Nutzung des Adressbuches

Der Vorteil der direkten Nutzung des Adressbuches besteht darin, das die Verbindung sehr schnell hergestellt wird. Der Nachteil besteht darin, das, im Gegensatz zur Serienbrief-Funktion, nicht alle Felder aus Outlook zur Verfügung stehen.

Um das Adressbuch direkt zu nutzen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Schritt: Befehl „Adressbuch“ in Menüleiste einbauen
Der Menü-Befehl „Adressbuch“ muss nachträglich in die Menüleiste eingebaut werden. In Word 2007 und Word 2010 gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Datei > Optionen > Symbolleiste für den Schnellzugriff
• Befehle auswählen > Alle Befehle
• „Adressbuch“ hinzufügen

2. Schritt: Adresslayout bestimmen
Standardmäßig zeigt Outlook nur bestimmte Daten an. Um weitere Daten anzeigen zu können, schreiben Sie zuerst folgenden Text in Ihr Word-Dokument:

<PR_COMPANY_NAME>
<PR_TITLE>
<PR_DISPLAY_NAME_PREFIX> <PR_GIVEN_NAME> <PR_SURNAME>
<PR_STREET_ADDRESS>
<PR_POSTAL_CODE> <PR_LOCALITY>

Abteilung: <PR_DEPARTMENT_NAME>
Büro: <PR_OFFICE_LOCATION>

Fax: <PR_BUSINESS_FAX_NUMBER>
Telefon: <PR_OFFICE_TELEPHONE_NUMBER>

Dann fahren Sie fort:

• Markieren Sie nun den Text.
• Registerkarte: Einfügen > Schnellbausteine > Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern
• Tragen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Neuen Baustein erstellen“ im Feld „Name“ den Wert „Adresslayout“ ein und speichern Sie.

Hinweis: Der Wert „Adresslayout“ ist ein fest in Word integrierter Wert, auch den das Adressbuch zugreift. Sie können also keinen anderen Wert hierfür benutzen.

Eine Liste aller verfügbaren Feld-Definitionen finden Sie unter: http://support.microsoft.com/kb/212345/en-us