Steuerelemente mehrfach im Text auslesen

Problem

Sie haben z.B. einen langen Vertragstext, in dem die gleichen Informationen wiederholt angezeigt werden müssen (z.B. Vorname, Nachname, Kundennummer). Damit Sie nicht jede dieser Informationen mehrfach eingeben müssen, möchten Sie am Ende des Word-Dokumentes alle Informationen gesammelt in einer Tabelle eingeben; diese Informationen sollen dann an allen anderen Stellen im Dokument verwendet werden.

Lösung

Für die Lösung benötigen Sie folgende Word-Funktionen:

• Entwicklertools > Steuerelemente: Nur-Text-Inhaltssteuerelement
• Einfügen > Links: Textmarke
• Einfügen > Links: Querverweis

Um nun ein Feld für die Eingabe eines Vornamens zu hinterlegen und diesen dann auszulesen, gehen Sie wie folgt vor:

• Erstellen Sie eine Eingabe-Tabelle.
  • In der ersten Spalte schreiben Sie per Hand „Vorname“.
  • In der zweiten Spalte fügen Sie ein „Nur-Text-Inhaltssteuerelement“ ein und konfigurieren dieses:
    • Positionieren Sie den Cursor in der Zelle der zweiten Spalte.
    • Klicken Sie auf „Entwicklertools > Steuerelemente: Nur-Text-Inhaltssteuerelement“. Dadurch wird das Element eingefügt.
    • Klicken Sie auf „Entwicklertools > Steuerelemente: Eigenschaften“ und stellen Sie folgendes ein:
      • Titel: Vorname
      • Farbe: Orange
      • Haken setzen bei: Sperren: Das Inhaltssteuerelement kann nicht gelöscht werden.
• Inhaltssteuerelement als Textmarke markieren:
  • Klicken Sie im orangefarbenen Steuerelement auf den Titel „Vorname“.
  • Klicken Sie dann auf „Einfügen > Links: Textmarke“.
  • Stellen Sie folgendes ein:
    • Textmarkenname: Vorname
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.
• Inhalt im Text (mehrfach) nutzen:
  • Klicken Sie an die Stelle im Text, an dem der Inhalt des Inhaltssteuerelementes erscheinen soll.
  • Fügen Sie nun den Inhalt der Textmarke ein, in dem Sie auf „Einfügen > Links: Querverweis“ klicken.
  • Stellen Sie folgendes ein:
    • Verweistyp: Textmarke
    • Verweisen auf: Textmarkeninhalt
    • Für welche Textmarke: Vorname
  • Wiederholen Sie die oben genannten Vorgänge, bis alle Stellen über den Querverweis verfügen.
• Einfügen an allen Stellen im Text:
  • Um nun den Inhalt des Inhaltssteuerelementes an allen Stellen im Text einzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
    • Drücken Sie die Tastenkombination „STRG + A“, um den gesamten Text im Dokument zu markieren.
    • Drücken Sie die Funktionstaste F9. Dadurch werden alle Felder (also alle Querverweise) neu eingelesen.

Hinweis

Es besteht auch die Möglichkeit die Steuerelemente per XML-Zuordnungsbereich auslesen zu lassen, so dass alle Stellen, an denen der Inhalt angezeigt werden soll, sofort aktualisiert wird. Die Methode hat aber den entscheidenden Nachteil, dass dafür das Word-Dokument zuerst mit einer (separat erstellten) XML-Datei verknüpft werden muss. Sofern Sie das Word-Dokument auf einem anderen PC verwenden möchten, müssen daher beide Dateien zur Verfügung stehen und diese miteinander verknüpft worden sein. Aus diesem Grund, empfehle ich nach wie vor die oben genannte Methode.